APplus -
Serviceorganisation

Kern des Servicemoduls von der ERP-Software für den Mittelstand ist eine Anlagen- und Geräteverwaltung, die exakt dokumentiert, welche Komponenten in welchem Zustand beim Kunden installiert sind – inklusive ihrer Veränderungen über den Zeitverlauf. Seriennummern- oder Chargenverfolgung vervollständigen das Leistungsangebot. Von der Auslieferung bis heute können alle Veränderungen an einer Anlage exakt nachverfolgt werden.

Serviceaufträge

Serviceaufträge unterliegen abweichend von regulären Verkaufsaufträgen häufig besonderen Bedingungen. Deshalb werden Serviceaufträge im APplus in einem eigenen Funktionskreis abgebildet. Hier können alle typischen Probleme in diesem Bereich standardmäßig bearbeitet werden: abweichende Ansprechpartner für Leistungserbringung und Abrechnung, Zuordnung zu einer Anlage in APplus, typische Aufgaben einer Monteurs- und Fahrzeitenabrechnung sowie die eigene Logistik der Ersatzteilbewirtschaftung und –abrechnung im Servicebereich. Über die Kontierung wird festgelegt, ob die Kosten des Serviceeinsatzes auf den Kundenauftrag, das Projekt oder als eigener Auftrag verbucht werden.

Die Verwaltung von Mietartikeln und Mietverträgen ist ein weiteres Highlight zur Abrundung des Leistungsangebots für Servicedienstleister. Mietartikel unterliegen eigenen Gesetzmäßigkeiten in Disposition und Verfügbarkeit. Die Überwachung der Vertragslaufzeiten und Abrechnungszyklen sowie die periodengerechte Erlösverrechnung werden mit APplus entscheidend vereinfacht. Die volle Integration in die Materialwirtschaft erlaubt zuverlässige Aussagen über die effektive Verfügbarkeit von Mietobjekten.

Wartungsverträge beziehen sich im Regelfall auf eine - bei einem Kunden betriebene - Anlage. Diese können in APplus im Rahmen beliebiger Laufzeiten und Fälligkeiten vereinbart werden. Fällige Wartungsverträge werden dabei automatisch zur Fakturierung vorgeschlagen. Wartungserlöse gemäß den steuerlichen Vorschriften in monatlichen Teilbeträgen als Umsätze verbucht: eine Aufgabe, die bisher häufig nur mit viel manueller Nacharbeit bewältigt werden konnte. Sind für eine Anlage zyklisch wiederkehrende Servicetätigkeiten auszuführen, so werden diese ebenfalls im Wartungsvertrag verwaltet. Zum nächsten Servicetermin wird dann automatisch ein Serviceauftrag generiert, der die auszuführenden Tätigkeiten ausweist.

Insbesondere im Servicebereich zahlt sich die hervorragende Eignung von APplus für den mobilen Einsatz aus. Mit Notebook, Smartphone, Tablet oder PDA ist ein Servicetechniker entweder ständig online mit dem Unternehmen verbunden oder gleicht im autonomen Einsatz alle Daten zyklisch mit dem zentralen System ab.

Service Controlling

Die systematische Analyse von Serviceeinsätzen und Fehlerursachen ist ein wichtiger Beitrag zur Optimierung der eigenen Geschäftsprozesse. Daneben steht die betriebswirtschaftliche Analyse von Aufwendungen und Erlösen im Servicebereich. APplus dokumentiert alle relevanten Daten im laufenden Geschäftsprozess und macht sie in bedarfsgerechten Auswertungen für die Entscheider verfügbar.

Serviceanfragen erreichen heute meist telefonisch oder per E-Mail die Unternehmens-Hotline. Gleich bei der Erfassung wird der Bezug zum jeweiligen Kunden, einer Anlage oder einem bestehenden Wartungsvertrag eindeutig hergestellt. Dabei wird dann auch gleich geklärt, wie die entstehenden Kosten zu verrechnen sind. Hier bietet APplus die komplette Service-Palette:

- Dokumentation des Bearbeitungszustandes
- Eskalationsmanagement
- To-Do-Listen für Help-Desk-Mitarbeiter
- automatische Generierung von Serviceaufträgen
- Aufbau und Pflege einer Wissensdatenbank auf Basis der ermittelten Problemlösungen
- Somit wird das APplus Help Desk-Modul genauso gerne von Investitionsgüterherstellern wie von IT-Service-Unternehmen genutzt.